Memorandumai, trumpai tariant, yra rašytiniai pranešimai, naudojami verslo arba akademinėje aplinkoje. Skirtingai nei neformalius el. laiškus ar žodinius pranešimus, memorandumai yra aiškūs ir tikslūs, juose nėra vietos nesusipratimams. Jie gali būti naudojami įvairiems tikslams, pavyzdžiui:
- Dokumentuoti svarbius sprendimus ir politiką.
- Informuoti didelę auditoriją apie naujienas ar pokyčius.
- Laikyti visus komandos narius informuotus apie projektų eigą.
- Prašyti leidimų ar patvirtinimų dėl sprendimų.
- Anonsuoti susitikimus ar renginius.
Kodėl Naudojame Memorandumus
Memorandumai yra svarbi organizacijos vidaus komunikacijos dalis. Jie padeda informuoti ir atnaujinti kolegas apie įvairius dalykus, nuo politikos pokyčių iki projekto naujienų. Štai kaip memorandumai užtikrina aiškų ir trumpą komunikavimą:
- Brevity: Memorandumai yra glausti ir orientuoti į esminę informaciją.
- Autoritetas: Jų struktūrizuotas formatas suteikia oficialumo.
- Dokumentacija: Memorandumai sukuria rašytinį bendravimo įrašą, naudotiną vėlesniems auditams.
Memorandumų Tipai
Pagrindiniai memorandumų tipai priklauso nuo jų paskirties:
- Informacinis memorandum: Teikia informaciją apie naują politiką ar procedūrą.
- Direktyvinis memorandum: Duoda nurodymus ar instrukcijas.
- Prašymo memorandum: Prašo atlikti tam tikrą veiksmą, pavyzdžiui, patvirtinti pasiūlymą.
- Atsakymo memorandum: Atsako į klausimus ar sprendžia problemas.
Kaip Parašyti Memorandumą
Rašant memorandumą, svarbu laikytis standartinio formato, kuris apima:
- Identifikuokite auditoriją ir tikslą: Supraskite, kas skaitys jūsų memorandumą ir ką norite jiems perduoti.
- Rašykite aiškų ir glaustą temos pavadinimą: Pavadinimas turėtų atspindėti pagrindinę žinutę.
- Naudokite memorandumų formatą: Įtraukite datą, gavėjų vardus, pavadinimą ir turinį.
- Aiškiai ir glaustai rašykite: Venkite žargono ir neaiškių frazių.
- Peržiūrėkite ir redaguokite: Patikrinkite gramatiką, rašybą ir formatavimą.
Naudingos Įžvalgos
Rašant memorandumus, svarbu:
- Organizuoti turinį su antraštėmis ir sąrašais.
- Pridėti reikiamus dokumentus, jei reikia.
- Po išsiuntimo sekti su gavėjais, kad įsitikintumėte, jog jie gavo ir suprato informaciją.
Galiausiai, memorandumai yra reikalingi, kai turite ką nors svarbaus pranešti. Naudodami šias gaires, galite sukurti efektyvų ir aiškų pranešimą savo komandos nariams.
